Informationen über die Vorkommen von Arten in einem Gebiet liefert z.B. das Fundortkataster des Landesamts für Natur, Umwelt und Verbraucherschutz NRW (LANUV), in der die Daten unterschiedlicher Quellen einfließen. Außerdem dokumentiert das LANUV mit der ökologischen Flächenstichprobe die Entwicklung von repräsentativen Landschaftsausschnitten mit einer Größe von je 100 Hektar seit 1997.

Die Biologische Station Kreis Paderborn/Senne e.V. erfasst im Kreis Paderborn für bestimmte Zielarten des Naturschutzes (Rotmilan, Steinkauz, Kiebitz, Schlingnatter etc.) flächendeckend deren Vorkommen. In vielen Naturschutzgebieten erhebt sie in regelmäßigen Abständen Pflanzenarten und Vegetationszusammensetzung sowie insbesondere die Tierartengruppen der Vögel, Amphibien, Libellen, Heuschrecken, Tagfalter und Fledermäuse.

Naturinteressierte Ehrenamtliche oder Mitglieder von naturwissenschaftlichen Vereinen ergänzen die systematisch erhobenen Daten, z.B. über Melde-Apps, die auch bei der Artbestimmung Unterstützung leisten können oder über Melde-Plattformen, wie z.B. die Beobachtungsplattform bei der Biologischen Station.